Asunto-osakeyhtiössä osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa. Jokaisessa yhtiössä tulee pitää ainakin yksi varsinainen yhtiökokous vuoden aikana, mutta myös ylimääräisiä yhtiökokouksia voidaan pitää tarpeen mukaan.
Yhtiökokouksen koolle kutsumisesta ja kokouskutsun sisällöstä päättää yhtiön hallitus. Mitä kokouskutsua laadittaessa tulisi huomioida ja mitä asiakirjoja osakkeenomistajan tulisi saada ennen kokousta nähtäväkseen?
Yhtiökokouksen kutsuaika ja kutsutapa
Kutsu yhtiökokoukseen tulee toimittaa kirjallisesti jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka postiosoite on yhtiön tiedossa. Kutsu voidaan toimittaa osakkeenomistajalle myös sähköpostitse, jos hän on ilmoittanut sähköpostiosoitteensa yhtiölle nimenomaan kokouskutsun toimittamista varten. On kuitenkin muistettava, että jos yhtiöjärjestyksessä on tarkempia tai täydentäviä määräyksiä kutsun toimittamistavasta, myös näitä määräyksiä on noudatettava.
Kokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiöjärjestyksessä tätä aikaa voidaan vain pidentää lyhyemmän määräajan osalta tai lyhentää pidemmän määräajan osalta. Vanhoissa yhtiöjärjestyksissä on usein määräyksiä siitä, että minimiaika kokouskutsulle on yksi viikko, joten tätä määräystä ei tule noudattaa, vaan minimiaika katsotaan tällöinkin lain mukaan kahdeksi viikoksi.
Yhtiökokouskutsun sisältö
Yhtiökokouskutsussa on lain mukaan mainittava yhtiön nimi, koollekutsuja, kokousaika ja -paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat sekä, missä ja milloin kokousasiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävänä.
Pääsääntöisesti yhtiökokouksessa saadaan päättää vain asiasta, joka on riittävän selkeästi mainittu kokouskutsussa. Eräissä lain määräämissä tilanteissa voidaan kuitenkin päättää asiasta, josta ei ole mainintaa kokouskutsussa. Tällaisia ovat asiat, jotka on yhtiöjärjestyksen mukaan käsiteltävä kokouksessa, ja usein näiden osalta onkin kokouskutsussa vain viitattu yhtiöjärjestyksen määräykseen. Uuden lain myötä varsinaisessa yhtiökokouksessa on myös esitettävä hallituksen kirjallinen selvitys yhtiön kunnossapitotarpeesta viidelle vuodelle eteenpäin, sekä esitettävä selvitys yhtiössä suoritetuista huomattavista korjauksista, joten näistä on myös syytä olla maininta kokouskutsussa.
Jos yhtiökokouksessa on tarkoitus päättää yhtiöjärjestyksen muuttamisesta, on kutsussa mainittava myös yhtiöjärjestysmuutosehdotuksen pääasiallinen sisältö.
Kokousasiakirjat ja niiden nähtävänä pitäminen
Kokousasiakirjat eli hallituksen päätösehdotukset sekä viimeinen tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja toiminnantarkastuskertomus on pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä kokouskutsussa ilmoitetussa paikassa vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta. Kunnossapitotarveselvitys ei ole tässä tarkoitettu kokousasiakirja. Säännöksen tarkoituksena on se, että osakkeenomistajat voivat hyvissä ajoin ennen kokousta saada riittävät tiedot käsiteltävistä asioista.
Pienissä yhtiöissä nämä asiakirjat saatetaan lähettää osakkeenomistajille jo kokouskutsun yhteydessä, mutta myös tällöin osakkeenomistajille tulee kuitenkin varata mahdollisuus tutustua niihin myös ilmoitetussa paikassa. Kokousasiakirjat on lisäksi pidettävä nähtävillä myös yhtiökokouksessa.
Säännöksen mukaan asiakirjat on viivytyksettä lähetettävä osakkeenomistajalle, joka niitä pyytää. Asiakirjojen lähettämisestä saa periä hallituksen vahvistaman kohtuullisen maksun, eli lähinnä kopioimisesta ja postittamisesta tulevat kulut.